Rozsądne planowanie czasu

Praca biurowa wymaga od człowieka bardzo dobrej organizacji. Każdy pracownik umysłowy powinien potrafić odpowiednio rozplanować czas, aby nie zgubić się w natłoku obowiązków. Niektórym wydaje się to bezsensowne, jednak w rzeczywistości przynosi wiele korzyści. Planując, dbasz o zdrowie, ponieważ dzięki dobrej organizacji znajdziesz czas na uprawianie sportu, odpoczynek czy hobby. Warto więc nauczyć się umiejętności rozsądnego zarządzania czasem.

Znajdź czas na wszystko

Umiejętność zarządzania czasem jest obecnie bardzo ceniona. Każdy dobry pracownik powinien ją posiadać. Człowiek niepracujący również – taka zdolność przyda się każdemu. Kiedy „masz czas” dużo łatwiej jest Ci funkcjonować. Odpowiednio planując, znajdziesz chwilę na wszystko – od pracy po odpoczynek czy czynności, które sprawiają Ci przyjemność. Warto więc nauczyć się racjonalnego zarządzania czasem. Może ono wpłynąć również na zdrowie. Człowiek, który wszystko zaplanuje jest mniej nerwowy. Stres zazwyczaj ma na Ciebie destrukcyjny wpływ? Warto więc go unikać. Nawet medycyna pochwala rozsądne planowanie czasu, uznając je za czynnik pozytywnie wpływający na naszą zdrowotność. Zamiast zostawiać wszystko na ostatnią chwilę, dobrze jest ułożyć plan tygodnia, a nawet miesiąca. Wtedy praca stanie się bardziej efektywna i spokojniejsza.

Kup kalendarz personalny

We wszystkich sklepach papierniczych, a nawet niektórych spożywczych można nabyć mały kalendarzyk na cały rok. Warto poświęcić pieniądze na ten zakup, aby móc zapisywać gdzieś swoje plany. Gdy odpowiednio zorganizujesz swój czas, będzie Ci w życiu dużo łatwiej. Planowanie obowiązków zalicza się do ergonomii pracy, bardzo ważnej w życiu pracownika. Dobrze jest posiadać kalendarz personalny, ponieważ może on zdecydowanie ułatwić Ci wykonywanie obowiązków – dzięki rozsądnemu planowaniu nigdy nie zabraknie czasu na najważniejsze rzeczy. Niestety pamięć ludzka jest zawodna i często pojawiają się w niej (większe bądź mniejsze) luki. Warto więc notować nawet pozornie nieistotne rzeczy, ponieważ mogą one bardzo przydać się w przyszłości.

Cele i hierarchia ważności

Usiądź na chwilę i zastanów się. Które z twoich zadań powinieneś zrobić w pierwszej kolejności. Koniecznie musisz oddzielić te istotniejsze od mniej ważnych i nie tak pilnych. Według zasad dotyczących planowania: dzień powinieneś zacząć od najistotniejszego zadania i pracować nad nim aż do momentu jego wykonania, dopiero potem zająć się kolejnym. Jest to bardzo ergonomiczne i znacznie ułatwi Ci pracę. Jeśli jednak ustalanie priorytetów i organizacja czasu nie są Twoją mocną stroną, powinieneś wykorzystać metodę amerykańskiego prezydenta Eisenhowera. Zmusza ona do przyjrzenia się obowiązkom i podzielenia ich na cztery grupy :

  • Grupa A: rzeczy ważne oraz pilne. Musisz wykonać je jak najszybciej – inaczej czekają Cię daleko idące konsekwencje oraz nawał dodatkowej pracy. Są to zazwyczaj sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, ale również te wynikające z zaniedbania i braku regularności;
  • Grupa B: rzeczy ważne, jednak nie pilne. Możesz przełożyć je w czasie lub wykonywać regularnie. Przykładem są ćwiczenia fizyczne lub przygotowanie się do odległego projektu;
  • Grupa C: rzeczy pilne, ale mało ważne. Powinny zostać wykonane w drugiej kolejności, zaraz po zadaniach z grupy A. Nie są one istotne, ale wymagają szybkiej realizacji, np. uregulowanie rachunków;
  • Grupa D: rzeczy mało ważne i mało pilne. Najlepiej zignorować je i „wyrzucić do kosza”. Nie są one istotne, więc pozbycie się ich nie powinno sprawić Ci kłopotu. Zazwyczaj marnujesz przez nie swój czas. Przykładami mogą być oglądanie TV podczas nieinteresującego Cię programu lub gra w gry komputerowe;

Kontrola i ergonomia pracy

Każdy miewa dni, w których ilość zadań do wykonania jest ogromna. Jeśli podczas danej doby musisz zrobić bardzo dużo, powinieneś zrezygnować z bezproduktywnych czynności, które tylko pochłoną Twój czas i nie przyniosą Ci żadnego pożytku. Przykładem mogą być długie rozmowy telefoniczne o niczym czy przeglądanie portali społecznościowych. Należy również unikać sklepów, do których wchodzisz „na dwie minuty”, a wychodzisz po godzinie. Powinieneś nauczyć się kontrolować swój czas – bądź punktualny, nie spóźniaj się i wyznaczaj granice. Każdemu z zadań przydzielaj trochę dłuższą chwilę, a jeśli uporasz się z nim szybciej, będziesz mógł luźno z kimś porozmawiać lub wypić herbatę. Twoja praca będzie bardziej wydajna, jeśli skupisz się na jednej rzeczy. Zanim rozpoczniesz kolejne zadanie, zakończ poprzednie. Dzięki temu całość obowiązków wykonasz dużo szybciej. Ergonomia pracy nakazuje również dbanie o komfortowe wykonywanie zadań. Nawet mała, nieplanowana przerwa może wytrącić Cię z rytmu. Postaraj się oddzielić od rozpraszających czynników i pracować spokojnie.

Bądź pilny i stanowczy

Jeśli tylko masz możliwość, nie odkładaj zadań na później. Dotyczy to przede wszystkim czynności, których wykonanie nie zajmuje wiele czasu, np. posprzątania stołu po obiedzie. Rób to na bieżąco, a później nie stracisz czasu na natłok drobnych obowiązków. Na wygodę pracy wpływa również porządek wokół nas. Jeśli biurko zawalone jest dokumentami, bardzo ciężko na nim coś odnaleźć. Zmarnujesz czas przerzucając stertę papierów, zamiast zająć się czymś ważniejszym. Praca biurowa będzie znacznie łatwiejsza, jeśli utrzymasz czystość dookoła.

Zadbaj o siebie i swoje samopoczucie

Ergonomia pracy biurowej bardzo wyraźnie mówi o tym, że pracujący przy komputerze powinni robić sobie pięciominutowe przerwy co godzinę – na rozprostowanie kości. Warto również regularnie odchodzić od stanowiska na dłużej, aby coś zjeść lub napić się kawy. Ważne jest także wysypianie się – wypoczętym ludziom praca idzie znacznie lepiej. Powinieneś również uprawiać jakiś sport, a także zdrowo się odżywiać. Wszystko to sprzyja efektywnej pracy. Musisz również zadbać o swoją psychikę – postaraj się rozwiązywać problemy oraz kończyć konflikty, myśleć pozytywnie i nie koncentrować się zbytnio na ciemnych stronach. Dzięki temu nie będziesz unikał zaplanowanych wcześniej czynności i poświęcisz na nie tyle czasu, ile wymagają, nie więcej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.